Am Samstag, 3. November, öffnen sich die schweren Zivilschutztüren im ehemaligen Sanitätsposten an der Hermesbühlstrasse und gewähren einen Einblick in die aktuell rund 110 Laufmeter an Behördenakten, Rechnungsbüchern und Sitzungsprotokollen des neuen Stadtarchivs Solothurn.

Seit Oktober vor einem Jahr haben die historischen Unterlagen dort ihre neue Heimat gefunden, nachdem sie vorher in der Zentralbibliothek untergebracht waren. Hauptsächlich stammt das Material aus der Zeit zwischen 1870 und 1970, wobei vereinzelte Akten bis in die 1770er-Jahre zurückreichen.

Ins Archiv oder in den Papierkorb

Entstanden ist der erste Teilbestand des Archivs im Jahr 1969 unter dem damaligen Bibliotheksdirektor Hans Sigrist, der aus den verschiedenen Verwaltungsabteilungen der Stadt gelagerte Akten unter dem Dach und der Betreuung der Zentralbibliothek zusammenführte.

Bald häufte sich im Fundus einiges an historischem Verwaltungsmaterial an. Andere Teilbestände wurden dezentral in der Verwaltung der Stadt Solothurn gelagert. Stadtschreiber Hansjörg Boll erklärt: «Per Aktenführungsreglement sind die städtischen Ämter verpflichtet, ihre Dossiers aufzubewahren, solange diese fürs Tagesgeschäft relevant sein könnten.» Danach jedoch gehören sie entweder ins Archiv oder in den Papierkorb.

Da bald einmal sowohl der Platz als auch eine Übersicht der vorhandenen Daten fehlte, wurde ab 2005 mit dem Archivierungsdienstleister Docuteam diskutiert, wie künftig ein Stadtarchiv aussehen könnte und wie die Spreu vom Weizen zu trennen und Unwichtiges zu «kassieren» sei, wie es im Jargon der Archivare heisst. Zudem befasste sich Docuteam damit, auch diejenigen Materialien neu zu organisieren, zu ordnen und elektronisch zu verzeichnen, die ausserhalb der Zentralbibliothek untergebracht waren.

Im Herbst 2011 wurde der unterirdische Sanitätsposten zwischen Zentralbibliothek und Staatsarchiv geräumt, neu gestrichen, mit Sicherheitstechnik gegen Feuer, Feuchtigkeit und Wasser und schliesslich mit Rollregalen ausgestattet.

Damit sind auch die Lagerungsbedingungen (gegenüber der dezentralen Aufbewahrung auf den Ämtern) optimiert. Von den benachbarten Räumlichkeiten des Staatsarchivs sind die Bestände des Stadtarchivs im Übrigen abgetrennt.

50 000 jährlich für die Datenpflege

Quasi als Stadtarchivarin seitens Archivierungsfirma eingesetzt wurde Daniela Rölli. Vor einem Jahr hat sie die Arbeit am Bestand aus der Zentralbibliothek aufgenommen. Seit dem Sommer ist das elektronische Verzeichnis dieser ersten Etappe fertig. Jährlich hat die Stadt einen Beitrag von 50 000 Franken für die Aufarbeitung der weiteren Bestände aus der Verwaltung budgetiert. Die Betreuung der Benutzer vor Ort wird mit der Zentralbibliothek vereinbart. Mit dieser kostengünstigen Outsourcing-Lösung gehört Solothurn zu den innovativen Sonderfällen. Andere Städte wie Grenchen (50 Stellenprozente) und Olten (80 Stellenprozente) verfügen über von der Stadt angestelltes und nicht externes Stadtarchiv-Personal.

Eine bis zwei Anfragen pro Woche

Nach einem Jahr wagt Verena Bider, Co-Direktorin und Verantwortliche für historische Bestände und Sammlungen, ein erstes Resümee über die Nutzung des zusammengelegten Stadtarchivs: «Im Schnitt treffen wöchentlich eine bis zwei Anfragen ein, die in dieser Frühphase allerdings noch nicht immer beantwortet werden können.» Mehrheitlich seien es Familienforscher - oft aus Deutschland oder den USA -, die ihrem Stammbaum nachgehen, zuweilen auch Historiker, die regionale Themen in den Fokus nehmen, insbesondere die Autoren der im Entstehen begriffenen Kantonsgeschichte des 20. Jahrhunderts.

Eher selten seien es Anfragen von Universitätsangehörigen. Für nächstes Jahr geplant ist die Online-Stellung des digitalen Verzeichnisses aller bisher bearbeiteten Dokumente - natürlich mit entsprechenden Einschränkungen, die vonseiten Datenschutz gemacht werden müssen. Neben der Möglichkeit, dass Interessierte auf Voranmeldung und Bestellung im Lesesaal der Zentralbibliothek neugierige Einblicke in die Akten erhalten, dient die Aufbewahrung der Dossiers auch einem juristischen Zweck, wie Boll erklärt:

«Ein Behördenarchiv dient zudem der Rechtssicherheit und ermöglicht es, die Geschäftstätigkeit einer Verwaltung nachzuvollziehen.» Dass es deswegen staubtrockene Materie sein soll, weiss Verena Bider ihrerseits zu widerlegen: «Die Nutzungsmöglichkeiten sind breit. Man kann eigentlich jede Frage an das vorhandene Datenmaterial stellen.» So könnte es durchaus spannend sein, sich Eintretensvoten der Gemeinderatsfraktionen aus früheren Jahrzehnten Gemüte zu führen.

Dass das Stadtarchiv einmal aus allen Nähten platzt, bleibt auf Jahrhunderte unwahrscheinlich: Der Ordnungssinn der Stadtarchivarin und nicht zuletzt auch 1000 noch leere Laufmeter an Archivregalen erlauben es, noch viel Wissenswertes und Interessantes im politischen Gedächtnis der Stadt zu speichern.

Führungen am schweizerischen Archivtag, 3. November, um 11 und 13 Uhr mit Daniela Rölli.