RR Donnelley
Solothurner GPK sieht grossen Nachholbedarf bei Auftragsvergaben des Kantons

Die Geschäftsprüfungskommission des Kantonsrats hat die Fragen rund um das Scanning von Steuerakten durch die Firma RR Donnelley GmbH durch Experten prüfen lassen. Bei sämtlichen Vergaben liegen weder strafrechtliche noch disziplinarrechtliche Verstösse vor.

Lucien Fluri
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Über Jahre liess der Kanton Solothurn alle Steuererklärungen bei RR Donnelley im zürcherischen Urdorf einscannen.

Über Jahre liess der Kanton Solothurn alle Steuererklärungen bei RR Donnelley im zürcherischen Urdorf einscannen.

Keystone

Die Geschäftsprüfungskommission des Kantons Solothurn (GPK) hat sich seit Frühjahr 2014 mit den Themen Datensicherheit und Datenschutz bei extern gelagerten Verwaltungsdaten beschäftigt.

Zur Prüfung der Erfassung und der Aufbewahrung von Steuerdaten wurde ein externer Experte beigezogen.

Das Expertengutachten kommt zu folgenden Schlüssen:

  1. Der Gutachter hat keine Feststellungen gemacht, die eine sofortige Unterbrechung der Zusammenarbeit zwischen RR Donnelley und dem Kanton Solothurn erfordern. Er macht aber eine Reihe von Verbesserungsvorschlägen.
  2. Der heutige Vertrag genügt in datenschutzrechtlicher Hinsicht den Anforderungen, wie sie sich aus «Best Practices» ergeben, nicht. Die operative Prüfung hat zwar keine schwerwiegenden Mängel festgestellt, dennoch ergeben sich aufgrund der juristischen Überprüfung schwerwiegende Vorbehalte, da wesentliche Elemente nicht vertraglich verankert sind. Der Vertrag ist in diesem Bereich ungenügend und muss nachgebessert werden.
  3. Das Spannungsverhältnis zum ausländischen, insbesondere amerikanischen Recht bleibt grundsätzlich bestehen, auch wenn der Vertrag zwischen dem Kanton Solothurn und RR Donnelley nachgebessert wird. Mit der Übernahme der RR Donnelley durch eine französische Firma hat sich die Frage des amerikanischen Rechts zwar etwas entschärft, der Vorgang zeigt aber, wie schnell in der IT-Branche solche Veränderungen eintreten können.

Die GPK überweist den Expertenbericht dem Regierungsrat mit der Empfehlung, die von den Experten festgestellten Schwachpunkte zu verbessern. Die GPK verlangt vom Regierungsrat bis Ende Juni 2016 einen Bericht über den Stand der Umsetzung der Empfehlungen.

Medienkonferenz zur Causa RR Donnelley. Links: Mitglieder des GPK-Ausschusses. Mitte: Fritz Brechbühl (Ratssekretär), Peter Brügger (Präsident GPK), Stefan Lombardi (Lombardi Consulting), Mark Reutter (Rechtsanwalt)
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GPK-Präsident Peter Brügger (mitte) berichtet
Fritz Brechbühl (Ratssekretär), Peter Brügger (Präsident GPK), Stefan Lombardi (Lombardi Consulting), Mark Reutter (Rechtsanwalt)
Experten vor Ort

Medienkonferenz zur Causa RR Donnelley. Links: Mitglieder des GPK-Ausschusses. Mitte: Fritz Brechbühl (Ratssekretär), Peter Brügger (Präsident GPK), Stefan Lombardi (Lombardi Consulting), Mark Reutter (Rechtsanwalt)

Hanspeter Bärtschi

Submissionsrecht nicht beachtet

Mit der Vergabe der Aufträge für das Steuerdatenscanning wurde das Submissionsgesetz mehrfach und in verschiedener Hinsicht verletzt. Dies ist die Erkenntnis aus der von einem Ausschuss der GPK vorgenommenen Überprüfung der Vergabeentscheide im Zusammenhang mit den Aufträgen für das Steueraktenscanning.

Auftrag freihändig vergeben

Bei der Vergabe des Scanningauftrags im Jahr 2002 zur elektronischen Archivierung von Dokumenten an RR Donnelley wurden laut GPK die Schwellenwerte gemäss Submissionsgesetz nicht richtig berechnet und folglich das falsche Verfahren gewählt.

Bei der ersten Vergabe des Auftrages für das Steuerdatenscanning im Jahr 2006 wurde fälschlicherweise angenommen, das neue Projekt stelle bloss eine Fortführung des bisherigen Archivierungsprojekts dar, obwohl es sich um eine Ausweitung des Verfahrens von Output auf Input handelte. Aufgrund einer Ausnahmebestimmung im Submissionsgesetz für Folgeaufträge wurde dieser Auftrag jedoch freihändig vergeben.

In der Folge wurden 2007 neue Aufträge freihändig vergeben, weil weitere Ausnahmebestimmungen im Submissionsgesetz nicht korrekt angewendet wurden. Auch wurden Folgeinvestitionen auf mehrere Jahrestranchen verteilt, was ebenfalls nicht mit dem Submissionsgesetz vereinbar ist.

Die GPK hält in ihrem Bericht fest, dass die Bedeutung des Submissionsrechts von den beteiligten Amtsstellen und vom Regierungsrat unterschätzt wurde. Weiter kritisiert die GPK, das die Kontroll- und Qualitätssicherungsmassnahmen bei Beschaffungsentscheiden des Regierungsrates in der betreffenden Zeit ungenügend waren.

Die GPK gibt dem Regierungsrat insgesamt 6 Empfehlungen für die Verbesserung des Submissionswesens, darunter auch eine Empfehlung, die Struktur der Regierungsratsbeschlüsse so anzupassen, dass ein Verstoss gegen das Submissionsrecht unmittelbar zu Tage tritt. Zur besseren Kontrolle durch das Parlament verlangt die GPK auch eine Aufschlüsselung der Vergabeentscheide im jährlichen Geschäftsbericht. Die kantonale Finanzkontrolle soll künftig spezifische Prüfungen von Vergabeentscheiden vornehmen und dies in allen Departementen.

Vergabeentscheid 2012

Der aktuelle Vertrag zwischen dem Kanton Solothurn und der Firma RR Donnelley zum Steueraktenscanning wurde 2012 erneuert. Wie und in welchem Verfahren die Vergabe erfolgte, konnte die GPK nicht eruieren. Deshalb erteilte sie der kantonalen Finanzkontrolle einen direkten Prüfauftrag. Die unverzüglich vorgenommene Prüfung hat Folgendes ergeben:

Der Vertrag wurde ohne vorgängiges Submissionsverfahren abgeschlossen.

  1. Für die Delegation des Vertragsabschlusses liegt kein aktueller RRB vor.
  2. Der Vertrag wurde durch die Leitung des AIO und den Chef des Steueramtes gemeinsam unterzeichnet.

Die GPK sieht sich bestätigt in den Empfehlungen, die sie aus den Vergaben 2001 – 2007 gezogen hat und fordert den Regierungsrat auf, im Sinne der Empfehlungen zu handeln.

Der Live-Ticker zur Medienkonferenz der GPK von Lucien Fluri zum Nachlesen:

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