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Kampf gegen Mail-Flut: Wie kann der Kanton die täglich 28'500 E-Mails archivieren?

Was passiert mit den E-Mails der Verwaltung? (Symbolbild)

Was passiert mit den E-Mails der Verwaltung? (Symbolbild)

Der Kanton brütet über die Archivierung von E-Mails. Es geht um Grundsätzliches: Verschwinden Daten in einem schwarzen Loch? Und wie umgehen mit privaten Nachrichten?

Das Problem lässt sich, wie so oft, an einer Zahl festmachen: 28'500. So viele E-Mails laufen bei der zentralen Verwaltung des Kantons Solothurn über die Server, Tag für Tag. Und trotz der Konkurrenz durch Messenger-Dienste dürften es noch immer mehr werden.

«E-Mails sind in der heutigen Arbeitswelt unentbehrlich geworden», konstatiert der Solothurner Regierungsrat in einer Bestandsaufnahme. Darin ist die Rede von einer grassierenden «Mail-Flut». Diese Feststellung ist gewiss weder neu noch besonders verblüffend. Wohl jeder Büromensch weiss, welche Auswüchse die digitale Post annehmen kann.

Doch bei der Kantonsverwaltung ist damit noch mehr verbunden, es gilt nämlich das ungeschriebene Gesetz: Lang lebe die Datei. Grundsätzlich werden die E-Mails der Kantonsangestellten für unbestimmte Zeit aufbewahrt. Darum muss das Amt für Informatik und Organisation (AIO) immer mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen, und der ist teuer. «Eine Löschung der gespeicherten E-Mails ist bis anhin nicht vorgesehen», erklärt Amtschef Thomas Burki.

Nun soll sich das ändern, wie ein Beschluss des Regierungsrats zeigt. Die Exekutive hat einer neuen Software-Lösung zur Speicherung zugestimmt. Parallel dazu hat sie erstmals klare Regeln zum Thema erlassen – in einer «Weisung zur Aufbewahrung von E-Mails in der kantonalen Verwaltung». Das Papier tritt Anfang des kommenden Jahres in Kraft, es gilt ein striktes Regime.

Burki sagt, man habe die Anschaffung von neuer Software genutzt, um «grundsätzliche Überlegungen anzustellen». Tatsächlich bewegen sich die Behörden in einem heiklen Spannungsfeld. Was trocken daherkommt, hat einen ernsten Hintergrund. Wenn der Kanton über die Bewirtschaftung von E-Mails brütet, dann ist das auch ein Lehrstoff für breitere Kreise.

Problem I: Es darf nicht einfach gelöscht werden

Die Aufbewahrung ist das eine, die Haltbarkeit das andere. Bei der Speicherung von E-Mails geht es mitnichten nur um technische Aspekte, die vergleichsweise banal sind. Sondern auch darum, wann eine Nachricht als flüchtige digitale Information nicht von Belang ist und wann sie aufgrund ihres Inhalts erhalten bleiben sollte. Oder erhalten bleiben muss. Denn mehr noch als private Betriebe sind die Behörden an Vorschriften gebunden, wann und wie Korrespondenz aufbewahrt werden muss.

Geschäftsrelevante E-Mails sind amtliche Dokumente und fallen als solche unter das Öffentlichkeitsgesetz. Dieses gilt seit 2001 und soll die Transparenz der Verwaltung erhöhen. Es besagt, dass jedes Dokument öffentlich zugänglich sein muss, wenn es nicht im höheren Interesse als geheim klassifiziert wird. Die Behörden sind zu Auskünften verpflichtet.

Gleichzeitig unterliegen amtliche Dokumente dem Archivgesetz. Es verpflichtet die kantonalen Ämter zu einer ordnungsgemässen Führung und zur späteren Ablieferung von Dokumenten an das Staatsarchiv, dem «Gedächtnis der Öffentlichkeit». Selbst nach einer automatischen Löschung dürfen geschäftsrelevante E-Mails nicht verloren gehen, so verlangen es die Vorschriften.

Wie lange aber sind digitale Informationen überhaupt haltbar? Über diese Frage grübeln Archivare und Informatiker seit längerem. Schon im Jahr 2007 warnte der Solothurner Staatsarchivar Andreas Fankhauser vor einer digitalen Amnesie. Gegenüber dieser Zeitung machte er deutlich: «E-Mails sind genauso Bestandteile von Geschäftsvorgängen wie Papierkorrespondenzen und gehören ins entsprechende Sachdossier.»

Mehr und mehr Informationen wabern bloss noch als Bits und Bytes durch Datennetze. Ein E-Mail ist kein Dokument auf Pergament, das bereits Jahrhunderte überdauert hat. Lesegeräte und Software werden laufend weiterentwickelt. Mit jeder Neuerung wächst das Risiko, dass Dateien nicht mehr lesbar sind. Ein Diskettenlaufwerk etwa, erst noch Standard, ist heute kaum mehr in einem PC eingebaut.

Problem II: Private Nachrichten ja, aber bitte nicht im Archiv

Geburtstagsgrüsse an den Neffen vom Dienst-Computer? Eine Buchungsanfrage beim Hotel im Wallis? Nein, dafür werden Angestellte nicht bezahlt. Eine Streitfrage ist immer wieder, ob private E-Mails über die Geschäftsadresse und im Internet surfen am Arbeitsplatz erlaubt sind. Grundsätzlich besteht kein Recht darauf. Meist sehen Arbeitgeber das aber pragmatischer und erlauben die private Nutzung in einem gewissen Mass.

Auch Verwaltungsangestellte dürfen während der Arbeitszeit private E-Mails verschicken, «sofern dies gelegentlich und in zeitlich geringem Umfang erfolgt». So formuliert es das kantonale Personalamt in einer Weisung. Keinesfalls dürften dabei jedoch die «betrieblichen Interessen» beeinträchtigt werden.

Unabhängig davon geniesst die private Post am Arbeitsplatz den Schutz des Postgeheimnisses. E-Mails sind davon nicht ausgenommen – hier lauern demnach weitere Fallstricke. Oder anders formuliert: Selbst wenn die private Nutzung im Büro untersagt wäre, würde das Postgeheimnis greifen. Es brauche deshalb Regeln, sagt AIO-Chef Burki, «wie mit persönlichen E-Mails umgegangen wird». Beim bestehenden Archiv-System der Kantonsverwaltung ist keine Unterscheidung zwischen privater und beruflicher Korrespondenz möglich. Folglich können persönliche Mails nicht vor der automatischen Speicherung ausgeklammert werden.

Eine einfache Lösung würde auf der Hand liegen: Bei der Briefpost sind die Vermerke «persönlich» und «vertraulich» seit Jahrzehnten üblich. Die logische Konsequenz wäre, dass private E-Mails ebenfalls entsprechend gekennzeichnet werden. Doch ein solches System hat sich in der Praxis bisher nicht etabliert.

Die Lösung: E-Mails bekommen eine Laufzeitbeschränkung

Die Kunst der E-Mail-Archivierung, sie besteht also nicht nur darin, Nullen und Einsen zu sichern. Auch in vielen Jahren müssen die digitalen Informationen noch lesbar sein. Die Privatsphäre der Angestellten gilt es zu achten. Und dann ist da natürlich noch der Datenschutz, ein sorgfältiger Umgang mit Personendaten ist Pflicht.

In der neuen Weisung der Regierung ist die Aufbewahrungsdauer von eingehenden und versendeten E-Mails erstmals festgeschrieben. Zum Einsatz kommt künftig die Software-Lösung «In Point». Jeder Angestellte verfügt weiterhin über eine Mailbox. Alle E-Mails bleiben darin, abhängig von ihrer Grösse, für eine gewisse Zeit gespeichert: Bis zur Dateigrösse von einem Megabyte während 90 Tagen, bis fünf Megabyte während 30 Tagen und bei noch grösseren Dateien während 15 Tagen. Danach landen die E-Mails im Archiv der Mailbox, wo sie fortan nur noch während fünf Jahren aufbewahrt und dann automatisch gelöscht werden. Das neue Regime beanspruche weniger Speicher und sei kostensparend, betont das AIO; ohne Zahlen zu nennen.

Wie aber kann da noch sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung? Die Angestellten müssen geschäftsrelevante E-Mails in der elektronischen Geschäftsverwaltung speichern, sie allenfalls auf den Laufwerken ihrer Abteilung sichern oder wenn nötig gar in Papierform ablegen.

Auch der Privatsphäre der Mitarbeitenden soll mehr Gewicht beigemessen werden: Sie können private Nachrichten vor der automatischen Speicherung im Mailbox-Archiv schützen, indem sie diese innerhalb der erwähnten Fristen manuell löschen. Shift. Delete. Weg.

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