Haben Sie das schon mal erlebt? Die Deadline rückt immer näher, das Projekt steuert der Endphase zu, mit jeder Minute steigt der Druck und alle arbeiten mit Hochgeschwindigkeit an den ihnen zugedachten Aufgaben. Jetzt nur nicht die Nerven verlieren, den Überblick behalten und Schritt für Schritt dem Ziel entgegen. Wenn Sie nun sagen „Ist doch kein Problem!“, dann gehören Sie vermutlich zu diesen besonderen, erstaunlichen Organisationstalenten: den Projektmanagern. Denn was für viele eine Ausnahmesituation bleibt gehört für Projektmanager zum beruflichen Alltag. Gekonnt organisieren, koordinieren und beherrschen sie stressige Situationen und sorgen so für eine gelungene Umsetzung umfangreicher Projekte. Doch was ist das Geheimnis erfolgreicher Projektmanager? Wir haben hier ein paar Punkte zusammengetragen, die unserer Erfahrung nach gutes Projektmanagement ausmachen.

Dringend, dringender, am dringendsten

Je umfangreicher ein Projekt, desto größer die Zahl der unterschiedlichen Aufgaben. Auch wenn manchmal einfach alles dringend und wichtig scheint: Lernen Sie, Prioritäten zu setzen! Nicht immer ist „first in, first out“ die richtige Lösung. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und machen Sie sich Gedanken darüber, welche Aufgabe nun wirklich sofort erledigt gehört und welche vielleicht doch noch etwas waren kann. Oft ist es hilfreich, einen Zeitplan zu erstellen und dabei, sofern möglich, eine grobe Einschätzung davon zu machen, wie viel Zeit für die unterschiedlichen Aufgaben benötigt wird.

Wichtig ist nicht gleich dringend

Wenn Sie jetzt denken, dass viel zu viele der Aufgaben dringend sind und es Ihnen schwer fällt, zu differenzieren, dann sind Sie damit nicht allein. Viele haben Probleme damit, die wichtigen Aufgaben von den wirklich dringenden zu Unterscheiden. Natürlich ist es wichtig, diese und jene E-Mail zu schreiben, oder den ein oder anderen Anruf zu tätigen. Doch nur, weil etwas wichtig ist, heißt es nicht, dass es sofort erledigt werden muss. Grundsätzlich sind jene Aufgaben vorzuziehen, auf deren Erledigung Andere aufbauen. Das heißt, wenn mit einer bestimmten Sache erst dann begonnen werden kann, wenn etwas anderes erledigt ist, dann steht außer Frage, dass dies vorzuziehen ist. Hierbei kann die richtige Projektplanungssoftware wahre Wunder wirken und Ihnen viel Arbeit und die ein oder andere unliebsame Überraschung ersparen.

Loslassen können

Auch wenn es manchmal so scheint, als ob Sie der einzige Mensch wären, der bestimmte Aufgaben kompetent erledigen kann – geben Sie unbedingt Arbeit ab, wenn Sie merken, dass es Ihnen zu viel wird. Denn: Unter Zeitdruck passieren leichter Fehler. Je weniger Sie zu erledigen haben, desto besser können Sie sich darauf konzentrieren – folglich ist auch das Ergebnis besser. Übertragen Sie ruhig die ein oder andere Aufgabe an den neuen Mitarbeiter oder die nette Kollegin, vielleicht hat er/sie schon lange auf diese Chance gewartet? Wie Sie Arbeit richtig und erfolgreich delegieren erfahren Sie hier. Arbeit abzugeben ist kein Zeichen von Schwäche, ganz im Gegenteil: Es dient dem Erfolg des Projekts, und schließlich ziehen doch alle am selben Strang.

Sich nicht aus dem Konzept bringen lassen

Sie haben mit Ihrer Plantafel-Software den perfekten Zeitplan erstellt, dank Projektplanungssoftware den vollkommenen Überblick über das, was Sie tun, liegen wunderbar in der Zeit und dann... plötzlich klopft es an der Tür, klingelt das Telefon, kommt eine E-Mail: Eine wichtige Aufgabe, ein anderes Projekt, eine Anfrage, … Dies ist keine Seltenheit und kann selbst die Besten aus dem Konzept bringen. Doch lassen Sie sich nicht ablenken, in den meisten Fällen kann der Grund der Unterbrechung auch warten. Und wenn die zusätzliche Aufgabe wirklich einmal so dringend sein sollte, dass Sie nicht warten kann, und gerade keiner in der Nähe ist, der Ihnen zu Hilfe eilen könnte, dann schieben Sie sie schnell dazwischen und machen dann dort weiter, wo Sie aufgehört haben.

Also, nur nicht die Nerven verlieren! Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen – und wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, dann sind Sie auf einem guten Weg zum Profi-Projektmanager!